ПОРЯДОК

выдачи дел из архива Шахунского межрайонного суда Нижегородской области

и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области

1. Настоящий порядок выдачи дел из архива Шахунского межрайонного суда Нижегородской области и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области (далее - суд, постоянное судебное присутствие) разработан в соответствии с Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 года №56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде» иными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

2. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).

Работник, ответственный за работу архива суда:

- выдает документальные материалы в структурные подразделения;

- направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда;

- информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

- выдает справки и выписки из архивных документов.

3. Выдача единиц хранения из архивохранилища подлежит обязательной фиксации в книге выдачи единиц хранения во временное пользование (приложение № 1 к настоящему Порядку).

4. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник, ответственный за работу архива суда, в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником, ответственным за работу архива суда, выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.

5. Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (приложение № 2 к настоящему Порядку).

Выдача единиц хранения, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и не прошедших технического оформления и описания, может быть ограничена.

6. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

- сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

- проверку физического состояния дела.

7. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

- одного месяца - для использования судьями, работниками суда;

- шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

8. Выдача архивных документов во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение № 3 к настоящему Порядку). При направлении запрашиваемых архивных документов почтой или другими видами связи в графе «Примечания» акта указываются реквизиты документа-запроса и сопроводительного письма суда, а также реквизиты входящего документа, которым они были возвращены. В этом случае проставление подписи работника организации-получателя в акте не требуется.

Выдача архивных документов судьям, руководителям структурных подразделений суда в целях реализации их служебных обязанностей производится при согласии председателя суда (заместителя председателя суда) на основании служебной записки на выдачу единиц хранения.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

9. На место выдаваемых единиц хранения и описей дел должна помещаться (подкладываться) карта-заместитель единицы хранения (приложение № 4 к настоящему Порядку). При возвращении единицы хранения карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.

10. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов удостоверяющих личность.

11. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

- обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

- потерпевшим;

- гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

- гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

- сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

- лицам, участвующим в административном деле;

- лицам, участвующих в деле об административном правонарушении;

- реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г. № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

12. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок.

13. Работник архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В книге выдачи единиц хранения во временное пользование (приложение № 1 к настоящему Порядку) из архива суда отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено.

14. В случае поступления в суд заявления взыскателя (либо его представителя) о выдаче (направлении) исполнительных документов по судебным делам, находящимся в архиве суда, их оформление, направление (выдача) осуществляются в порядке и сроки, установленные инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36.

15. Иные, не установленные настоящим Порядком правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов определяются председателем суда.

Приложение №1

К Порядку выдачи дел из архива

Шахунского межрайонного суда

Нижегородской области

и постоянного судебного присутствия

в г. Ветлуге Ветлужского района

Нижегородской области

КНИГА ВЫДАЧИ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Начата ______________________

Окончена ____________________

Форма титульного листа книги выдачи дел

N п/п	Наименование (номер) выданного документа	Дата выдачи	Кому выдано, с какой целью	Дата возврата дела	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого в ______ году выдано из хранилища № _________________________________

(цифрами и прописью)

__________________________________________________________ единиц хранения.

Работник, ответственный

за работу архива суда __________________ ___________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

________________

(дата)

Приложение №2

К Порядку выдачи дел из архива

Шахунского межрайонного суда

Нижегородской области

и постоянного судебного присутствия

в г. Ветлуге Ветлужского района

Нижегородской области

(наименование суда)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ____________ Опись № ______________ Единица хранения №_____________

Дата использования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр)	№ использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Приложение №3

К Порядку выдачи дел из архива

Шахунского межрайонного суда

Нижегородской области

и постоянного судебного присутствия

в г. Ветлуге Ветлужского района

Нижегородской области

(наименование суда)
АКТ
«__» ______________ N _____
о выдаче архивных документов во временное пользование
(наименование организации)
(почтовый адрес)

Основание
Цель выдачи документов
Выдаются следующие единицы хранения из фонда N
			(название)

N п/п	Опись N	Единица хранения N	Заголовок единицы хранения	Количество листов (байт)	Примечания
1	2	3	4	5	6

Всего выдается				единиц хранения
		(цифрами и прописью)
общим количеством листов (байт)
			(цифрами и прописью)
на срок
Документы выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Документы выдал:

Работник, ответственный за работу архива суда

_______________ ____________ _______________________

(дата) (подпись) (расшифровка)

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей документы. Получатель предупрежден об ответственности за утрату или повреждение выданных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Получатель обязуется вернуть документы в архив в указанный в акте срок

Документы принял:

_______________________________________________

(Наименование должности работника организации-получателя)

_______________ ____________ _______________________

(дата) (подпись) (расшифровка)

Отметка о возвращении

Документы сдал:

_______________________________________________

(Наименование должности работника организации-получателя)

_______________ ____________ _______________________

(дата) (подпись) (расшифровка)

Документы принял:

Работник, ответственный за работу архива суда

_______________ ____________ _______________________

(дата) (подпись) (расшифровка)

Приложение №4

К Порядку выдачи дел из архива

Шахунского межрайонного суда

Нижегородской области

и постоянного судебного присутствия

в г. Ветлуге Ветлужского района

Нижегородской области

(наименование суда)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ

ВЫДАНО

Фонд N	Опись N	Единица хранения N	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись
1	2	3	4	5	6	7	8