ПОРЯДОК

выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дел, копий судебных актов Шахунского межрайонного суда Нижегородской области

и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области

1. Настоящий порядок выдачи выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дел, копий судебных актов Шахунского межрайонного суда Нижегородской области и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области (далее - суд, постоянное судебное присутствие) разработан в соответствии с Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 года №56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде» иными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

1. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (уполномоченного им лица). Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится ответственным работником суда по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или уполномоченного им лица, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение № 1 к настоящему Порядку).

2. Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита «Подпись») проставляются штамп «Копия верна» (приложение № 2 к настоящему Порядку) и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченным работником архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «Копия».

3. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____» (приложение №3 к настоящему Порядку) с указанием суда, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

4. В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта ответственным работником суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

5. Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний, а также архивные справки (приложение № 4 к настоящей Инструкции) изготавливаются ответственными работниками суда, в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

6. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

7. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению (приложение №5 к настоящему Порядку), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

8. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в срок, не превышающий пяти рабочих дней, со дня поступления соответствующего заявления.

9. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в срок, не превышающий пяти рабочих дней, со дня поступления соответствующего заявления. Уплата государственной пошлины для изготовления копии аудиозаписи судебного заседания не предусмотрена.

10. На письменном заявлении (приложение №6 к настоящему Порядку) председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

11. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде).

12. Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

13. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

14. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче ответственным работником суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в справочном листе.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

15. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле), а также справки по делам выдаются им ответственными работниками суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (заместителя председателя суда).

16. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей, в чьем производстве находилось дело (а в случае его отсутствия – председателем суда) и гербовой печатью суда.

17. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

18. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

19. Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.

Приложение №1

к Порядку выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дел, копий судебных актов Шахунского межрайонного суда Нижегородской области и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области

(наименование суда)

ЖУРНАЛ регистрации выданных копий, выписок, документов

N п/п	Автор запроса, исходящий номер, дата, адрес, номер телефона		Дата и регистрационный номер запроса		Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и другое)	Дата и регистрационный номер выданного документа	Расписка в получении или дата отправки	Примечания
1	2		3		4	5	6	7	8

Приложение №2

к Порядку выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дел, копий судебных актов Шахунского межрайонного суда Нижегородской области и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области

«КОПИЯ ВЕРНА» ДЛЯ ЗАВЕРЕНИЯ СООТВЕТСТВИЯ КОПИИ СУДЕБНОГО

АКТА ПОДЛИННИКУ

	«Копия верна» подпись судьи _______________________
	Наименование должности уполномоченного работника аппарата федерального суда общей юрисдикции
	(подпись)		(инициалы, фамилия)
	«__» _________________________ 20__ г.

Приложение №3

к Порядку выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дел, копий судебных актов Шахунского межрайонного суда Нижегородской области и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области

ОБРАЗЕЦ НАКЛЕЙКИ

С ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСЬЮ, ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ

ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ СУДЕБНЫХ АКТОВ

	Шахунский межрайонный суд Нижегородской области
	Пронумеровано и скреплено печатью ____ листов подпись ________

Приложение №4

к Порядку выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дел, копий судебных актов Шахунского межрайонного суда Нижегородской области и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области

Шахунский межрайонный суд Нижегородской области ул. Советская, 8, Шахунья, Нижегородская область, 606910 Тел: 8- 831-522-16-82 Факс: 8- 831-522-58-40 E-mail: shahunsky.nnov@sudrf.ru; http:// shahunsky.nnov.sudrf.ru __________ № __________ на № ______от __________

Адресат

АРХИВНАЯ СПРАВКА

ТЕКСТ

Основание:

Председатель суда

(иное уполномоченное лицо) _____________ ________________

(подпись) (расшифровка)

МП

Исполнитель

_______________________________________

(фамилия, инициалы, номер телефона)

Приложение №5

к Порядку выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дел, копий судебных актов Шахунского межрайонного суда Нижегородской области и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области

Председателю суда

_____________________________________

от ___________________________________

_____________________________________,

(Ф.И.О., процессуальное положение,

данные документа, удостоверяющего

личность и полномочия)

проживающего по адресу:

_____________________________________

_____________________________________,

номер контактного телефона: ____________

_____________________________________

Заявление

о выдаче копии судебного акта

1. Прошу выдать мне копию(ии) судебных актов ___________________________________

_____________________________________________________________________________

(указание наименование и реквизиты судебного акта)

по делу ______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Подпись/Ф.И.О. (расшифровать):

«__» ________________ 20__ г.

2. Копию судебного акта получил ________________________________________________

(Ф.И.О. и подпись лица, получившего копию, дата выдачи копии)

3. Выдал _____________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О., подпись работника аппарата суда, выдавшего судебное дело, дата)

Приложение №6

к Порядку выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дел, копий судебных актов Шахунского межрайонного суда Нижегородской области и постоянного судебного присутствия в г. Ветлуге Ветлужского района Нижегородской области

Председателю суда

_____________________________________

от ___________________________________

_____________________________________,

(Ф.И.О., процессуальное положение,

данные документа, удостоверяющего

личность и полномочия)

проживающего по адресу:

_____________________________________

_____________________________________,

номер контактного телефона: ____________

_____________________________________

Заявление

о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания

1. Прошу выдать мне копию(ии) аудиозаписи судебного заседания по делу

_____________________________________________________________________________

Подпись/Ф.И.О. (расшифровать):

«__» ________________ 20__ г.

2. Электронный носитель информации прилагается.

3. Копию электронного носителя получил _________________________________________

(Ф.И.О. и подпись лица, получившего копию, дата выдачи копии)

4. Выдал _____________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О., подпись работника аппарата суда, выдавшего электронный носитель, дата)